COMUNICACIONES EFECTIVAS

 

La Importancia de las conversaciones en la organización.

 

¿Por qué son necesarias las conversaciones en la organización?

 

La manera de llegar a acuerdos o convenios en una organización es a través de las conversaciones.  Con ellas se logra cerrar brechas y expandir horizontes estableciendo posibles soluciones.  Podemos coordinar equipos de trabajo empleando esa herramienta fundamental.  Se establecen acuerdos, se hacen peticiones, se crean compromisos que deben ser respetados por los integrantes del equipo, lo cual permite evolucionar y crecer.  Esta herramienta es poderosa para establecer convenios y contratos tanto a lo interno como a lo externo de la organización. De hecho es un mecanismo muy efectivo que ayuda a comunicarnos y permite alcanzar las metas de la entidad.

 

En caso de no alcanzar soluciones, existe la posibilidad de retomar la comunicación de forma tal que ayude a buscar posibles soluciones a los conflictos entre personas o equipos de trabajo.  La conversación da una vía clara de relacionarnos y lograr avances en los posibles convenios o contratos que se establezcan.

 

Este mecanismo fundamental presenta los siguientes actos linguisticos:

1.    Afirmaciones.

2.    Declaraciones.

3.    Juicios.

4.    Peticiones.

5.    Ofertas.

6.    Promesas.

7.    Indagaciones.

8.    Proposiciones.

 

Cualquiera de ellos genera posibilidades en la empresa, para comunicar y tomar decisiones.

 

El lenguaje permite generar acciones y crear de realidades, por lo tanto, si somos capaces de establecer conversaciones adecuadas, lograremos establecer acuerdos de forma de crear nuevos y posibles escenarios en la organización que permitan avanzar.

 

De acuerdo con la Ontología del Lenguaje existen cuatro tipos de conversaciones posibles:

1.    Conversaciones privadas o de juicios personales.

2.    Conversaciones para coordinar posibles acciones.

3.    Conversaciones para generar posibles acciones.

4.    Conversaciones para posibles conversaciones.

 

Veamos las caracteristicas de cada una de ellas.

 

1.- Conversaciones privadas o de juicios personales.

 

Estas conversaciones se refieren a los juicios personales que se hacen en relación a las distintas inquietudes o preocupaciones, resultado de cambios en un momento dado.  Como es típicamente una conversación interna, no puede establecer puentes de solución, y a menos que la solución dependa de alguna decisión personal, el personaje solamente estará rumiando la misma, sin encontrar respuestas.

 

Esta conversación no se hace con equipos de trabajo, a menos que consideremos las conversaciones que cada uno tiene en su cabeza, que lo que pueden hacer es obstaculizar la comprensión, generar reacciones u opiniones particulares pero de ninguna forma entregar posibles soluciones.

 

Este tipo de conversación genera ruido de fondo, y a menos que tengamos la disposición de callar y buscar respuestas, solamente interferirá en la conversación que busca soluciones, impidiendo la escucha adecuada y la propuesta de posibles acciones para resolver el problema.

 

2.- Conversaciones para coordinar posibles acciones.

 

En este caso la conversación se da entre dos o más miembros de un equipo, y consiste en plantear acciones que pueden llevarse a cabo para encontrar soluciones a un problema o inquietud. En este caso, existe un camino a tomar, y la conversación busca es coordinar la actividad de forma de generar soluciones empleando las acciones correspondientes, y de esa manera cerrar el caso.

 

Supongamos que tenemos que tomar una decisión por ejemplo de aprobar una línea de crédito a un cliente. En una conversación de ese tipo lo que hacemos es estudiar los pros y contra de esa posible acción. Luego de determinada la misma, y tomada la decisión se le participa al cliente cual es la solución planteada. Por supuesto, el cliente puede hacer una contra propuesta, en cuyo caso el equipo encargado se encargará de revisar y proceder de acuerdo con las acciones establecidas para dar una respuesta adecuada a la situación.

 

En este caso, se plantea una acción que resuelve la situación, y cierra el problema.

 

 

3.- Conversaciones para generar posibles acciones.

 

En este tipo de conversación se evalúan las posibles acciones que pueden dar una solución al problema planteado. También se puede comparar con lo que llamamos lluvia de ideas o “brainstorming” lo cual evalúa las posibles soluciones de una situación particular.

 

Por ejemplo, supongamos que tenemos un equipo examinando las posibles alternativas para generar una campaña de mercadeo digital. ¿Cuál es la más conveniente? ¿Cuál puede generar los mejores beneficios a la empresa? ¿Cuál es la más adecuada dado el tipo de consumidor que estamos perfilando?  En estos casos, colocaremos sobre la mesa de discusión varias alternativas de solución y luego procederemos a evaluar las posibilidades de cada una de ellas, determinando cuál es la mejor solución basándonos en las condiciones establecidas, tales como presupuestos o condiciones acerca de la publicidad que podamos tomar.

 

Este tipo de conversación ofrece posibles soluciones en función de las alternativas disponibles. Por lo tanto la conversación busca una respuesta a la inquietud.

 

 

4.- Conversaciones para posibles conversaciones.  

 

En este tipo de conversación existen diferencias de criterio entre las personas involucradas para alcanzar acuerdos.  De allí la necesidad de buscar posibles alternativas que permitan avanzar y generar posibles conversaciones para encontrar soluciones.  Por ejemplo, esto es común en negociaciones en donde las partes interesadas les cuesta comunicarse. En una empresa puede ser entre departamentos con distintos intereses y difícil comunicación, o por ejemplo, entre empleados y sus gerentes cuando tengan miradas diferentes.

 

La búsqueda de posibles conversaciones permite abrir espacios de posibilidades para alcanzar de esa manera posibles negociaciones que permitan zanjar los desacuerdos y tomar posibles acciones que ayuden a resolver los inconvenientes.

 

En estos casos normalmente interviene un mediador que es quien busca de establecer la comunicación entre las partes.

 

Soluciones conversacionales.

 

Hay distintas maneras de decir lo mismo, pero siempre es posible comunicarse, por más difícil que parezca llegar a acuerdos.

 

De hecho esa es el objetivo por el cual se establecen estas conversaciones. La intención clara es llegar a acuerdos que generen soluciones y que resuelvan las inquietudes presentes.

 

Hacemos vida en organizaciones integradas por personas, que tienen necesidad de comunicarse para llegar a acuerdos y resolver problemas; la manera de hacerlo es a través de conversaciones. Es nuestra responsabilidad buscar la mejor manera de comunicarnos y conseguir avanzar en los procesos de comunicación.

 

Otro uso fundamental de este tipo de comunicaciones es para alinear equipos de trabajo, ya que permite definir puntos en común y establecer lineamientos que conduzcan a alcanzar los objetivos.

 

Una organización que sabe manejar sus interacciones está condenada a ser exitosa, ya que es capaz de enfrentar los retos internos y externos, para convertirlos en oportunidades de crecimiento, estableciendo acuerdos adecuados.

Cada conversación crea la oportunidad de resolver un problema.  Cada problema crea la oportunidad para tener una conversación.  Las conversaciones poderosas generan fuertes vínculos en los equipos de trabajo y en la organización, lo cual termina dando lugar a la cultura organizacional, o como se acostumbra a decir de forma coloquial, la forma de hacer las cosas. 

 

CONTACTO:

 

Mi nombre es Francisco De Lisa.  Soy profesor, emprendedor y coach. Me dedico a apoyar, asesorar, entrenar, hacer mentoría y coaching a individuos, emprendimientos y organizaciones.  Misión es conectar con la Abundancia.  Mi interés crecer contigo. Cada sesión, facilitación o entrenamiento es un aprendizaje. Si algo de lo que comenté te hizo sentido, y consideras que puedo ayudarte, contáctame por francisco@cybernotas.com.

 

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